Project Proposal and Presentation
1.
General
Description of the Project
Define Project, use textbook or PMI
definition.
Un proyecto puede ser definido como un esfuerzo
temporal emprendido para crear un producto o servicio único. Los proyectos son
diferentes de otras operaciones en curso en una organización, porque a
diferencia de las operaciones, los proyectos tienen un comienzo y un final,
tienen una duración limitada. Los proyectos son necesarios para la realización
de la estrategia empresarial de la organización porque los proyectos son un
medio por el cual se implementa la estrategia de la empresa. Los proyectos
también involucran uno o más elementos que no se han hecho en el pasado, y por
lo tanto único. Un producto o servicio puede ser único incluso si la categoría
a la que pertenece es grande. Por ejemplo, aunque varios complejos residenciales
se han construido en el pasado, la creación de una nueva casa será un proyecto,
ya que cada planta puede tener elementos únicos - la ubicación, diseño
personalizado o adaptado, los recursos disponibles en la región, y / o
propietarios discretos
http://www.pmstudy.com/about-PMP/project.html
Who is your company?
Nuestra fundación sin fines de lucro Junte
Comunitario Para un Mejor Puerto Rico surgió como un esfuerzo para
proveer orientación y alternativas a la población puertorriqueña acerca de
las enfermedades de transmisión sexual o ETS, adicción a drogas y
alcohol y embarazos prematuros. Esta iniciativa tuvo lugar a raíz de la
preocupación de varios puertorriqueños y puertorriqueñas que piensan que el
futuro de nuestra isla y los que habrán de vivir en ella se ve en gran parte
afectado por esta problemática social como lo son las drogas, las enfermedades
y los embarazos a temprana y edad. Nos hemos dado cuenta de que Puerto Rico es
un país donde la calidad de vida va en decadencia y creemos firmemente que un país donde sus ciudadanos tenga la
orientación y la guía necesaria para prevenir estos males sociales es un país
con muchas posibilidades de mejorar su calidad de vida. En muchos de estos
casos el prejuicio, la falta de compasión, la falta de servicios de prevención
y cuidado médico primario y la orientación son factores q influyen en que
las personas sufran de alguno de estos males sociales.
Junte Comunitario Para Un Mejor Puerto Rico es
una organización que trabaja mano a mano con las comunidades en su proceso de
transformación y desarrollo y se ha convertido en un aliado de
las comunidades donde pueden encontrar de manera fácil y gratuita orientación y
oportunidades de servicios de salud, un servicio que a pesar de que se supone
que el gobierno lo esté brindando en mucha comunidades no existe.
What is this specific project about?
Recientemente nuestra fundación ha iniciado un
proyecto financiado con fondos federales para orientar a la población acerca de
las Enfermedades de Transmisión Sexual, sus consecuencias, alternativas de
tratamientos, como se transmiten y cómo prevenirlas con el fin de modificar su
calidad de vida y ofrecerles alternativas que los lleven a mejorar. Nuestro
proyecto tendrá duración de un ano comenzando el 1 de enero de 2013 y
finalizando el 31 de diciembre de 2013.
Who is the client/customer?
Nuestra meta es lograr orientar a cien mil
personas en el término de un ano. Se orientara a personas de quince años en
adelante ya que en Latinoamérica esta es la edad promedio en la que los jóvenes
comienzan a tener relaciones sexuales. (http://www.fhi360.org/sp/RH/Training/trainmat/Modules/adol/ss/s1pg15.htm)
Cada tres meses debemos entregar un reporte
detallado que indique cuantas personas se han orientado, de que edades y áreas
provienen entre otras cosas. Para poder lograr nuestra meta debemos orientar a
25,000 cada tres meses.
Why is the
client/customer in need of the project?
Lo ideal es que las personas tengan una vida sexual saludable y
gratificante, sin embargo a muchas persona les resulta difícil hablar sobre el
tema de la sexualidad, en especial a los padres. Esto se debe a que en el
pasado este tema era un tabú en los hogares, otras de las razones son el miedo
de los padres a dar información incorrecta a sus hijos o porque les da
vergüenza.
Algunas investigaciones demuestran que la información que se les da a
los jóvenes no es lo que los impulsa a tener relaciones sexuales inseguras, lo
que afecta negativamente la manera en que estos jóvenes se relacionan es la
manera en que se comunica la información relacionada a este tema. El que
los jóvenes conozcan la verdad acerca del sexo y sus consecuencias es
importante ya que el tema les resultara menos inquietante y aclarara sus dudas.
Los estudios indican que los niños que con más frecuencia experimentan
sexualmente son los que menos conocen del tema y el experimentar es la manera
más fácil para obtener información al respecto.
What services are you providing to the
client/customer?
Se brindaran orientaciones libre de costos a
escuelas, clubes, iglesias, comunidades y cualquier otro grupo que lo solicite.
Entregaremos material informativo, daremos charlas y orientación y se
repartirán condones en los lugares que se permita.
2. Interesados (Stakeholders)
Los “stakeholders” o interesados son
las personas afectadas por el proyecto y que tienen algún interés en su
ejecución exitosa. De acuerdo con el PMI, los interesados son todas las personas
que:
•
Están
involucradas activamente en el proyecto
•
Tienen
intereses que pueden ser afectados positive o negativamente por la ejecución
del proyecto
•
Pueden
influenciar las características del producto o servicio
El principal interesado será normalmente el cliente para el cual se
desarrolla el proyecto y quien suministra los recursos financieros (el dinero).
Otros interesados pueden ser los ejecutivos de mercadeo, ventas, ingeniería, y
otros dependiendo de la naturaleza y fines del proyecto.
En el proyecto para la organización Junte Comunitario Para Un Mejor Puerto Rico,
el principal interesado es el grupo de ejecutivos de la oficina federal que
sufraga los gastos de la implementación. Cuando el proyecto se haya concluido
estos ejecutivos deberán recibir datos en relación al éxito del proyecto. Ellos
deberán demostrar que los objetivos del programa se obtuvieron y la inversión
de recursos fue acertada.
Otros
interesados serían:
•
Junta
directiva y ejecutivos de Junte Comunitario Para Un Mejor Puerto Rico.
Estas personas desean que el proyecto sea un éxito no solo para demostrar sus
cualidades como ejecutivos sino también para poder seguir atrayendo
financiación para futuros proyectos.
•
Trabajadores
de Junte Comunitario Para Un Mejor Puerto Rico. Los trabajadores de la
organización van a ser afectados por el proyecto. Un proyecto exitoso les hará más
fácil dar servicios a los usuarios, ayudando en la prevención de ETS por
ejemplo.
•
Usuarios
del servicio. Estas son las personas que más se pueden beneficiar si el proyecto
resulta en un éxito. Ellos pueden ver una mejoría en su calidad de vida.
3. Project Scope in terms of Customer
Requirements
Define Scope, use textbooks or PMI
definitions
El ámbito de control de Junte
Comunitario Para Un Mejor Puerto Rico es una de las claves para la administración eficaz de este proyecto. Este
proyecto requiere administración del alcance, de tal manera que los objetivos
del mismo se obtengan a tiempo sin dejar de lado la solución de temas que son
críticos para el éxito del proyecto. El
control del alcance permite el cambio y la adición de tareas críticas sin
añadirle elementos innecesarios (Kerzner, 2009).
La determinación de los elementos que deben ser
considerados para el éxito del Junte Comunitario Para Un Mejor Puerto Rico, es crucial para el control de ese
alcance y los resultados positivos del proyecto (Meredith, 2012). Es imperativo que el gerente del
proyecto mantenga la flexibilidad de cambiar y agregar tareas en pro del éxito
de este proyecto (Kerzner, 2009). Sin embargo, los elementos que no son esenciales para un lanzamiento
exitoso o que pueden ser más adecuados para una segunda fase, deberían ser
excluidos del ámbito de aplicación del proyecto actual, especialmente si la
terminación de estos elementos amenaza el lanzamiento o el tiempo de ejecución
de los objetivos del mismo.
El control del alcance, por lo tanto, es
fundamental para la administración de este proyecto y debe ser manejado con
flexibilidad para los elementos críticos y rigidez en las etapas que lo amerite (Kerzner, 2009).
Describe the specific product/project
expected at the end of the Project
El producto específico y que se
espera obtener al final del Junte Comunitario Para Un Mejor Puerto Rico es el alcance de
cien mil personas enfocados en el principal objetivo del proyecto que es la reducción y prevención de
la incidencia de las enfermedades de transmisión sexual, incluida la infección
por el VIH, para proveer orientación y alternativas a la
población puertorriqueña acerca de las enfermedades de transmisión sexual o ETS,
adicción a drogas, alcohol y embarazos prematuros.
Se proporcionará la investigación, la formulación de
políticas y la información científica para ayudar a la gente a vivir más
seguros, más sanos mediante la prevención de las enfermedades de transmisión sexual o "ETS"
y sus complicaciones. Esta misión se logra ayudando a los departamentos de
salud, proveedores de salud y organizaciones no gubernamentales mediante el
suministro oportuno de información científica, la interpretación de esa
información al público en general y a los responsables políticos. La división objetivos
específicos de prevención de enfermedades se contextualizan en el marco más
amplio de los determinantes sociales de la salud, la promoción de la salud sexual y la prevención
primaria de las enfermedades de transmisión sexual.
Describe the specific requirements that the
customer needs to qualify:
·
Entrevista “screening” de diez minutos con la persona
interesada.
·
El destinatario debe serresidente de Estados Unidos
y evidenciarlo
con una de las siguientes:
o
Licencia de
conducir válida o tarjeta de identificación del Estado;
o
Evidencia de Hipoteca o contrato de arrendamiento a
nombre del destinatario;
o
Facturas de servicios públicos a nombre del destinatario; agua, luz o teléfono
residencial
o
Carta de identificación y verificación de la residencia o de un refugio para personas sin hogar verificable o centro comunitario
que atiende a personas sin hogar;
Change Control Requirements. (Who will
approve the changes)
Los cambios y adiciones a cualquiera de las
etapas del proyecto corresponden al gerente del mismo. Si luego del proceso de medición de cada
etapa, se considera necesario algún cambio o adición para el alcance de los
objetivos, el gerente del proyecto tendrá el control y autoridad de someter al
equipo de trabajo a los cambios necesarios.
Define what is NOT included in the Scope of
the Project
Dado a que es un programa de prevención, las
personas que ya están infectadas por alguna de las condiciones mencionadas en
los objetivos del programa no son elegibles.
4. Trabajo Comunitario
Para todo proyecto hay restricciones. En el caso de manejo de proyectos hay una
triple restricción que es la que se toma en consideración. Se trata de tiempo, presupuesto y alcance. En el tiempo se define en cuanto tiempo se
dividirá el proyecto para lograr la meta.
Se divide por meses, días u horas para ir trabajando los puntos. En el presupuesto se define con cuánto dinero
se va a trabajar las áreas para ir alcanzando lo prometido. Y por último y más importante de las
restricciones, el alcance, el cual define el proyecto como tal. El alcance marca la pauta para la toma de
decisiones y realizar las actividades propias del proyecto.
Como se ha mencionado anteriormente nuestro
proyecto es un servicio comunitario para orientar a jóvenes de 15 a 35 años de
edad sobre las enfermedades de transmisión sexual. Este tipo de proyecto conlleva las tres
restricciones para poder cumplir con nuestro propósito. Nuestro alcance es poder orientar 25,000 en
un periodo de tres meses. Cada tres
meses se orientara a la misma cantidad para así alcanzar nuestra meta de
100,000 jóvenes en un periodo de un año.
Cada voluntario tendrá tareas asignadas para poder cumplir con nuestro
alcance. Hablamos de desarrollar
material escrito, organizar las reuniones para las charlas, promover las
charlas, trabajar con diferentes auspiciadores para poder promover el
evento.
Para el presupuesto contamos con ayudas
federales las cuales son facilitadas para servicios comunitarios como el que
estamos manejando. Agencias federales
cuentan con estos fondos para ayudar a prevenir todo tipo de influencia
negativa en nuestro ambiente. En este
caso contamos con una ayuda de $98,000 para nuestro proyecto. Esta cantidad de dividirá de la siguiente
manera: $41,000 para material promocional como panfletos, videos y en este
proyecto en especial, condones para la
protección. $10,000 para transportación. Trabajaremos a través de toda la isla dando
las charlas y se necesita moverse ya sea en alquiler de vehículos o si se usan
los vehículos privados se les proveerá para combustible. $30,000 para alimentos, se les proveerán
meriendas en cada de las reuniones donde se promueva la prevención. Se trabajó con un centro especial en el cual
se pudo alquilar una oficina para reuniones en el cual tuvo un costo de $5,000
de alquiler por un año completo y así trabajar en un lugar especial. Se presentaron los gastos de útiles en el
cual se desglosa el uso de agua, luz teléfonos, servicio de internet y se llegó
a un acuerdo con las diferentes agencias presentándoles nuestra propuesta y se
llegó al acuerdo de $3,500 por un año completo.
$8,500 para hospedaje en el caso de que se tenga que viajar a Vieques,
Culebra y en el caso que se presente la oportunidad de presentarle a jóvenes de
las Islas Vírgenes como se promueve la prevención en Puerto Rico. Al tenerse el presupuesto divido, sabremos
cómo ir trabajando la campaña de prevención.
Este proyecto se comenzara en enero del 2013
para ser finalizado en el mes de diciembre del mismo año. Nuestro proyecto de dividirá en cuatro grupo
de tres meses. Nuestra meta se
desarrollará en poder orientar 25,000 cada tres meses. Viéndolo en porcentaje será un 25% de un 100%
cada tres meses. Se vera de la siguiente manera: marzo 25%, junio 50%,
septiembre 75% y en diciembre completaremos nuestro 100% alcanzando nuestra
meta final y tener completado nuestro proyecto.
Los voluntarios han donado su tiempo y se trabajara dos horas en las
tardes durante la semana para verificar el material que tenemos, si hace falta
completar panfletos, contabilizar todo el material y verificar el
presupuesto. Que vaya acorde con nuestro
programa e ir cumpliendo con los entregables que nos hemos propuesto.
Referencias
Kerzner, H. (2009). Project Management; A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. In H. Kerzner, Project Management; A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Hoboken, NJ: Wiley and Sons.
Meredith, J. R. (2012). Project Management: A Managerial Approach. In J.
R. Meredith, Project Management: A Managerial Approach.
Hoboken, NJ: Wiley and Sons.
