Audience Analysis
¿Qué características de la audiencia debe tener en cuenta?
La comunicación efectiva es esencial en cualquier función de negocio. Por ejemplo en las ventas, la comunicación es aún más importante, debido a la interacción de la función requiere y porque la intención, entre otras, es la de persuadir.
En este documento se resumen las características de la audiencia que un exponente debe tener en cuenta en la presentación de una reunión de ventas trimestral de información a un grupo de partes interesadas, incluidos los administradores, vendedores y clientes. Vamos a hablar de cuáles canales de comunicación son apropiados para esta reunión y cuáles son algunas consideraciones a tener en cuenta dada la diversidad de la audiencia en la reunión. Por último, vamos a hablar acerca de cómo un vendedor garantiza que el mensaje es eficaz para el grupo de asistentes a la reunión.
¿Qué canales de comunicación son apropiados? Explique.
En la empresa es importante que existan los canales de comunicación adecuados para que el personal interno esté al tanto de lo que pasa en la organización. En las reuniones, el mensaje que se va a transmitir debe ser claro y de importancia para toda la audiencia. Por eso, al expresarse, se hace por medio de diversos canales. Algunos son: verbal que es la manera como se habla, la forma estructural del lenguaje; gestual que es la expresión del cuerpo, la postura, los ademanes, toda la manifestación que el cuerpo muestra; la manera de ocupar el espacio que son las distancias o proximidades que se establece con las personas; los colores, la vibración de cada color indica cómo se sienten las personas y los sonidos que es la música que se ponen en las palabras que se dicen y los tonos que se utilizan, ya que a veces denotan más que las mismas palabras (Apuntes de psicología, 2008).
La persona que se presenta ante la audiencia para presentar un informe sobre los resultados debe siempre procurar que sea un mensaje genuino y con argumentos sustentables. Puede utilizar una presentación sencilla y fácil de explicar y que a la audiencia le resulte clara y entendible. De esa manera habrá un intercambio de información e incluso de ideas para beneficio de todos en la empresa y para los clientes (Salinas, 2001).
¿Cuáles son algunas consideraciones a tener en cuenta dada la diversidad de la audiencia?
Una de las consideraciones más importantes con este canal de comunicación es que permite al exponente llevar a cabo la presentación y adaptarse a las necesidades de los públicos. Por ejemplo, si la gente de la empresa son las partes interesadas, la presentación será diferente que si la información o los productos se presentaban a los gerentes, vendedores y clientes. Las partes estarían mejor orientadas a obtener información sobre cómo las listas de ventas trimestrales ayudan a la producción en la empresa, especialmente en términos de beneficio económico o ganancia.
Como oradores se debe estar preparados de antemano en cuanto al mensaje que estaremos trasmitiendo, esto teniendo en cuenta que parte de esa audiencia podrían ser profesionales y conocedores del tema. El discurso que preparemos debe de incluir nuestra preparación en cuanto a información relacionada a las personas que allí asisten y sus necesidades así como los temas. En eso muchas veces es importante saber su nacionalidad, costumbres, si pertenecen a zonas rurales, ciudad y sobre todas las cosas no entrar en temas delicados como religión, preferencias políticas, etc.
“Un discurso bien preparado que se ofrece a la audiencia equivocada puede tener el mismo efecto que un elaborado discurso poco dado a la audiencia correcta” (Lenny, 1996). Es importante que pongamos nuestro esfuerzo en conocer datos y detalles de la audiencia. Pudiera ser beneficioso el enviar un cuestionario al cliente para conocerlo más y si es a una empresa o producto saber detalles de los mismos. Para estar más confidente al hablar en público hay que descubrir estilo natural propio y de esa manera superar el nerviosismo, comenzar a establecer una relación inmediata con el público, practicar técnicas a diario en conversaciones con familiares y amigos, hacer un discurso que se base en la ocasión a celebrar, mezclar de humor y anécdotas diarias en la presentación, usar técnicas para memorizar el discurso como; “index cards”, tecnología etc.
Hay que considerar que dentro de la diversidad de individuos encontraremos personas negativas y positivas. Personas positivas que podrán aportar a los temas que están presentando ese día, contestando preguntas con información relevante al tema, evaluando e incluso envolviéndose de manera tal que se hagan parte del tema.
Por otro lado tendremos personas negativas que estarán en desacuerdo con todo lo que se le presente al grupo, que quieran dominar el mismo de manera que hagan lo que quieran y terminen haciendo todo lo contrario a lo propuesto. Habrán unos que no aportaran nada al tema y se mantengan en silencio y otros por el contrario que querrán estar haciendo chistes todo el tiempo e incluso hasta se entretengan con las computadoras o el celular. Hay que saber en todo momento como controlar a los grupos para que no se vayan de las manos y se eche a perder la reunión.
¿Cómo asegurar que su mensaje es eficaz?
La comunicación parece fácil, sin embargo, puede ser muy difícil, especialmente cuando se trata de gente que no conocemos. Este puede ser el problema principal en el diálogo eficaz en el lugar de trabajo.
A ello se suma el hecho de que a menudo estamos hablando por razones diferentes a las que se tratan con frecuencia en otras áreas de la vida, y estos traen consigo sus propios problemas.
La comunicación en el trabajo abarca diferentes disciplinas como el mercadeo, relaciones públicas, gestión, etc. Todas estas formas de interacción están dirigidos a diferentes públicos que requieren habilidades diferentes. Tendremos que hablar con la gente que trabaja, ya que podrían ser gestionados por nosotros, sus compañeros de trabajo, o podrían ser sus administradores. La comunicación con cada uno de estos grupos requiere de habilidades diferentes.
Puede ser la complicación añadida de las diferencias lingüísticas y culturales que afectan al modo en que deben interactuar en el lugar de trabajo. Además, una empresa tiene que tratar con personas fuera de su organización, tales como proveedores, distribuidores, clientes y posibles clientes. Este es otro conjunto de habilidades completamente lo que complica la cuestión de las relaciones efectivas en el lugar de trabajo.
A veces, la comunicación tendrá que ser sobre una base individual, a veces con grupos de personas y, por supuesto, esta interacción, especialmente con tantos clientes y los clientes, no suele ser la comunicación cara a cara. Hay varias maneras de elaborar un plan para la comunicación efectiva en el lugar de trabajo, y podemos crear un plan que se aplica a un proyecto concreto, o para todo su negocio sobre una base trimestral o anual. Sin embargo, todos los planes para una comunicación efectiva en el lugar de trabajo son necesarios para cubrir las siguientes áreas:
Objetivos
Estos objetivos deben basarse en las necesidades de la organización. Las estrategias de comunicación deben servir a estas necesidades, no a la inversa. Pensemos en cómo la comunicación puede ayudar a la empresa a conseguir lo que necesita para lograrlo.
Audiencia
Una estrategia de comunicación efectiva siempre identifica los diferentes grupos de personas con las que tendremos que comunicarnos. Todos ellos pueden necesitar ser tratados y de manera diferente.
Mensajes
Es importante que una empresa sea coherente en su mensaje para que los clientes aprenden a reconocer y confiar en ella. Una estrategia de comunicación efectiva cubrirá todos los mensajes que la empresa necesita para dar a conocer y cómo las diferentes partes del mensaje se hará hincapié en los diferentes grupos destinatarios.
Herramientas y actividades
La estrategia de comunicación debe identificar las herramientas y actividades que sean más adecuadas para conseguir a través de un mensaje en particular. Por ejemplo, un informe anual o un boletín por correo electrónico.
Recursos y plazos
Debemos planificar para asegurarnos de que tenemos el dinero y los recursos necesarios para cumplir efectivamente con un mensaje y debemos saber cuando el mensaje se entrega como una comunicación de la empresa y los negocios basado en que esta comunicación será eficaz.
Debemos pensar en llevar a cabo una auditoría para determinar qué tan bien nos estamos comunicando tanto dentro como fuera de la organización.
Interacción efectiva en el lugar de trabajo es, por lo tanto, todo acerca de la planificación y la adaptación de la empresa para mejorar su estrategia de comunicación y sus mensajes así como le sea posible. Los negocios dependen la comunicación efectiva en el lugar de trabajo.
Referencias
Apuntes de Psicología. (2008, September 2). Canales de Comunicación. Retrieved from http://www.apuntesde.com
Lenny, L. (1996, Spring). Audience Analysis. Retrieved from http://www.ljlseminars.com
Locker, K. O., & Kienzler, D. S. (2008). Business and Administrative Communication (8th ed.). Boston, MA: Mc Graw-Hill.
Murphy, P. (2010, March). How to Ensure Effective Communication in the Workplace. Retrieved from http://www.ezinearticles.com
Murphy, P. (2010, Spring). 10 Simple Steps to Developing Communication Confidence. Retrieved from http://www.ezinearticles.com
Salinas, O. J. (2001, September). Clima Laboral. Retrieved from http://www.gestiopolis.com
Zylberdyc, Y. (2003, April). Desarrollo de la comunicación interna. Retrieved from http://www.gestiopolis.com
¿Qué características de la audiencia debe tener en cuenta?
La comunicación efectiva es esencial en cualquier función de negocio. Por ejemplo en las ventas, la comunicación es aún más importante, debido a la interacción de la función requiere y porque la intención, entre otras, es la de persuadir.
En este documento se resumen las características de la audiencia que un exponente debe tener en cuenta en la presentación de una reunión de ventas trimestral de información a un grupo de partes interesadas, incluidos los administradores, vendedores y clientes. Vamos a hablar de cuáles canales de comunicación son apropiados para esta reunión y cuáles son algunas consideraciones a tener en cuenta dada la diversidad de la audiencia en la reunión. Por último, vamos a hablar acerca de cómo un vendedor garantiza que el mensaje es eficaz para el grupo de asistentes a la reunión.
¿Qué canales de comunicación son apropiados? Explique.
En la empresa es importante que existan los canales de comunicación adecuados para que el personal interno esté al tanto de lo que pasa en la organización. En las reuniones, el mensaje que se va a transmitir debe ser claro y de importancia para toda la audiencia. Por eso, al expresarse, se hace por medio de diversos canales. Algunos son: verbal que es la manera como se habla, la forma estructural del lenguaje; gestual que es la expresión del cuerpo, la postura, los ademanes, toda la manifestación que el cuerpo muestra; la manera de ocupar el espacio que son las distancias o proximidades que se establece con las personas; los colores, la vibración de cada color indica cómo se sienten las personas y los sonidos que es la música que se ponen en las palabras que se dicen y los tonos que se utilizan, ya que a veces denotan más que las mismas palabras (Apuntes de psicología, 2008).
La persona que se presenta ante la audiencia para presentar un informe sobre los resultados debe siempre procurar que sea un mensaje genuino y con argumentos sustentables. Puede utilizar una presentación sencilla y fácil de explicar y que a la audiencia le resulte clara y entendible. De esa manera habrá un intercambio de información e incluso de ideas para beneficio de todos en la empresa y para los clientes (Salinas, 2001).
¿Cuáles son algunas consideraciones a tener en cuenta dada la diversidad de la audiencia?
Una de las consideraciones más importantes con este canal de comunicación es que permite al exponente llevar a cabo la presentación y adaptarse a las necesidades de los públicos. Por ejemplo, si la gente de la empresa son las partes interesadas, la presentación será diferente que si la información o los productos se presentaban a los gerentes, vendedores y clientes. Las partes estarían mejor orientadas a obtener información sobre cómo las listas de ventas trimestrales ayudan a la producción en la empresa, especialmente en términos de beneficio económico o ganancia.
Como oradores se debe estar preparados de antemano en cuanto al mensaje que estaremos trasmitiendo, esto teniendo en cuenta que parte de esa audiencia podrían ser profesionales y conocedores del tema. El discurso que preparemos debe de incluir nuestra preparación en cuanto a información relacionada a las personas que allí asisten y sus necesidades así como los temas. En eso muchas veces es importante saber su nacionalidad, costumbres, si pertenecen a zonas rurales, ciudad y sobre todas las cosas no entrar en temas delicados como religión, preferencias políticas, etc.
“Un discurso bien preparado que se ofrece a la audiencia equivocada puede tener el mismo efecto que un elaborado discurso poco dado a la audiencia correcta” (Lenny, 1996). Es importante que pongamos nuestro esfuerzo en conocer datos y detalles de la audiencia. Pudiera ser beneficioso el enviar un cuestionario al cliente para conocerlo más y si es a una empresa o producto saber detalles de los mismos. Para estar más confidente al hablar en público hay que descubrir estilo natural propio y de esa manera superar el nerviosismo, comenzar a establecer una relación inmediata con el público, practicar técnicas a diario en conversaciones con familiares y amigos, hacer un discurso que se base en la ocasión a celebrar, mezclar de humor y anécdotas diarias en la presentación, usar técnicas para memorizar el discurso como; “index cards”, tecnología etc.
Hay que considerar que dentro de la diversidad de individuos encontraremos personas negativas y positivas. Personas positivas que podrán aportar a los temas que están presentando ese día, contestando preguntas con información relevante al tema, evaluando e incluso envolviéndose de manera tal que se hagan parte del tema.
Por otro lado tendremos personas negativas que estarán en desacuerdo con todo lo que se le presente al grupo, que quieran dominar el mismo de manera que hagan lo que quieran y terminen haciendo todo lo contrario a lo propuesto. Habrán unos que no aportaran nada al tema y se mantengan en silencio y otros por el contrario que querrán estar haciendo chistes todo el tiempo e incluso hasta se entretengan con las computadoras o el celular. Hay que saber en todo momento como controlar a los grupos para que no se vayan de las manos y se eche a perder la reunión.
¿Cómo asegurar que su mensaje es eficaz?
La comunicación parece fácil, sin embargo, puede ser muy difícil, especialmente cuando se trata de gente que no conocemos. Este puede ser el problema principal en el diálogo eficaz en el lugar de trabajo.
A ello se suma el hecho de que a menudo estamos hablando por razones diferentes a las que se tratan con frecuencia en otras áreas de la vida, y estos traen consigo sus propios problemas.
La comunicación en el trabajo abarca diferentes disciplinas como el mercadeo, relaciones públicas, gestión, etc. Todas estas formas de interacción están dirigidos a diferentes públicos que requieren habilidades diferentes. Tendremos que hablar con la gente que trabaja, ya que podrían ser gestionados por nosotros, sus compañeros de trabajo, o podrían ser sus administradores. La comunicación con cada uno de estos grupos requiere de habilidades diferentes.
Puede ser la complicación añadida de las diferencias lingüísticas y culturales que afectan al modo en que deben interactuar en el lugar de trabajo. Además, una empresa tiene que tratar con personas fuera de su organización, tales como proveedores, distribuidores, clientes y posibles clientes. Este es otro conjunto de habilidades completamente lo que complica la cuestión de las relaciones efectivas en el lugar de trabajo.
A veces, la comunicación tendrá que ser sobre una base individual, a veces con grupos de personas y, por supuesto, esta interacción, especialmente con tantos clientes y los clientes, no suele ser la comunicación cara a cara. Hay varias maneras de elaborar un plan para la comunicación efectiva en el lugar de trabajo, y podemos crear un plan que se aplica a un proyecto concreto, o para todo su negocio sobre una base trimestral o anual. Sin embargo, todos los planes para una comunicación efectiva en el lugar de trabajo son necesarios para cubrir las siguientes áreas:
Objetivos
Estos objetivos deben basarse en las necesidades de la organización. Las estrategias de comunicación deben servir a estas necesidades, no a la inversa. Pensemos en cómo la comunicación puede ayudar a la empresa a conseguir lo que necesita para lograrlo.
Audiencia
Una estrategia de comunicación efectiva siempre identifica los diferentes grupos de personas con las que tendremos que comunicarnos. Todos ellos pueden necesitar ser tratados y de manera diferente.
Mensajes
Es importante que una empresa sea coherente en su mensaje para que los clientes aprenden a reconocer y confiar en ella. Una estrategia de comunicación efectiva cubrirá todos los mensajes que la empresa necesita para dar a conocer y cómo las diferentes partes del mensaje se hará hincapié en los diferentes grupos destinatarios.
Herramientas y actividades
La estrategia de comunicación debe identificar las herramientas y actividades que sean más adecuadas para conseguir a través de un mensaje en particular. Por ejemplo, un informe anual o un boletín por correo electrónico.
Recursos y plazos
Debemos planificar para asegurarnos de que tenemos el dinero y los recursos necesarios para cumplir efectivamente con un mensaje y debemos saber cuando el mensaje se entrega como una comunicación de la empresa y los negocios basado en que esta comunicación será eficaz.
Debemos pensar en llevar a cabo una auditoría para determinar qué tan bien nos estamos comunicando tanto dentro como fuera de la organización.
Interacción efectiva en el lugar de trabajo es, por lo tanto, todo acerca de la planificación y la adaptación de la empresa para mejorar su estrategia de comunicación y sus mensajes así como le sea posible. Los negocios dependen la comunicación efectiva en el lugar de trabajo.
Referencias
Apuntes de Psicología. (2008, September 2). Canales de Comunicación. Retrieved from http://www.apuntesde.com
Lenny, L. (1996, Spring). Audience Analysis. Retrieved from http://www.ljlseminars.com
Locker, K. O., & Kienzler, D. S. (2008). Business and Administrative Communication (8th ed.). Boston, MA: Mc Graw-Hill.
Murphy, P. (2010, March). How to Ensure Effective Communication in the Workplace. Retrieved from http://www.ezinearticles.com
Murphy, P. (2010, Spring). 10 Simple Steps to Developing Communication Confidence. Retrieved from http://www.ezinearticles.com
Salinas, O. J. (2001, September). Clima Laboral. Retrieved from http://www.gestiopolis.com
Zylberdyc, Y. (2003, April). Desarrollo de la comunicación interna. Retrieved from http://www.gestiopolis.com
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