Noeimee Rodriguez
9 de enero de 2011
Uso de Correo Electrónico, Internet y Políticas de Privacidad en el Empleo
Cuando hablamos de políticas de privacidad para con los medios de información y comunicación corporativos, nos adentramos a un tema que abarca muchos aspectos de la vida cotidiana en un ambiente laboral. Siendo que los sistemas de comunicación electrónica tales como: correo electrónico, buzones de voz, uso de las redes (Internet) y otros medios se han vuelto parte esencial para la complexión y alcance de metas operacionales en la mayoría de las industrias, es menester que se considere la creación de políticas y procedimientos respecto al uso de estos recursos. Respecto al correo electrónico, (e-mail). Primeramente hay que tener consciente que toda información contenida, entrante y saliente, se considera propiedad intelectual de la corporación. Es decir, que todo lo que se genere y reciba, en su naturaleza corporativa o personal, no es propiedad del usuario, sino de la empresa. Por lo que se recomienda a los usuarios, el utilizar los sistemas a los fines exclusivos de manejo de relaciones de empleo y/o concernientes a labores oficiales. Cualquier información que no se considere oficial, pudiera generar amonestaciones por uso inadecuado de los recursos y quizás repercutir en sanciones disciplinarias severas de acuerdo a la naturaleza de las faltas encontradas.Relacionado al uso del sistema de redes, (Internet). Hoy día la mayoría de los patronos optan por el bloqueo parcial y en algunos casos, bloqueo total de los accesos. A menos que el uso del mismo sea estrictamente necesario. En ocasiones, se bloquea parcialmente el uso, permitiendo el acceso solo a las páginas que se sobre-entienda son necesarias para el desempeño y alcance de las metas de la posición particular de un usuario. De éste modo evitan el mal uso del tiempo y otros percances que pudiera esto causar. Siempre hay que considerar que, lamentablemente, no todas las personas cuentan con la capacidad de entendimiento y comprensión que requiere el asimilar que estos recursos son para uso oficial y no personal.
Si de políticas de privacidad hablamos. Esto es un área que abarca mucho más que un departamento, es decir, es un conglomerado de directrices que se van generando a medida que precedentes las van provocando. Existen políticas de privacidad básicas para todo tipo de negocio e industria. Pero en su fondo, en la medida que los procesos en una empresa se van depurando, van surgiendo nuevas políticas que cubren situaciones nuevas. Por ejemplo; existen políticas de vestimenta, de uso de equipos en general, de manejo de información confidencial, de manejo de información financiera, políticas de recursos humanos para manejo de situaciones con empleados, etc. Incluso hay políticas que son reguladas por agencias externas, bien sea el gobierno estatal, federal, o incluso agencias de orden público más allá de las políticas internas de una empresa.
¿Cuáles son las Leyes Actuales que Regulan la Privacidad del Empleado respecto al Uso del Internet y el Correo Electrónico?
Algunos de los organismos Internacionales que regulan Internet y el comercio electrónico son: La Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI-WIPO), la Comisión de las Naciones Unidad para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI-UNCITRAL), la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE-OECD), el Área de Libre Comercio de las Américas (ALCA), y la Cámara de Comercio Internacional (CCI-ICC). (Fernando Gutiérrez, Octavio Islas, Agosto – Octubre 2000) www.razonypalabra.org.mx
¿Porqué la Empresas Implementan Políticas de Uso de Internet y Correo Electrónico?
Para controlar y regular el mal uso o el uso descontrolado de los sistemas de información en la empresa. No se puede olvidar, que en estas redes se puede mover fácilmente información vital de las empresas en un abrir y cerrar de ojos. Incluso se puede desviar información que bien pudiera ser clasificada o privada. Reportes e información interna de vitalidad para una empresa. La implementación de estas políticas permite al patrono tomar medidas disciplinarias y sancionar en los casos que amerite. Las políticas crean un modo de código legal que advierte a los usuarios respecto al modo adecuado de los sistemas y las sanciones a las que se expone de no cumplir con las normas establecidas en dichas políticas.
¿Que Posición Debe Asumir un Empleado con Respecto a Estas Políticas?
Cada empleado es responsable de poner en práctica todas y cada una de las normas y procedimientos establecidos en los manuales de empleado. Es política de las empresas el proveer la información necesaria concerniente a ediciones, “addendums” o cambios en las mismas. Hay que tomar en cuenta que en el transcurrir del diario de cada empresa pueden surgir cambios y enmiendas a las normas, según los precedentes las vayan marcando. El individuo, como ente jurídico debe asumir su responsabilidad para cumplir y hacer cumplir las normas que hayan sido dictadas por los superiores de la empresa, y en este caso, que han sido pre-determinadas en los manuales de políticas y procedimientos de las empresas.
¿Cómo estas Políticas de Privacidad Afectan a los Empleados en el Trabajo?
De ningún modo. Estas políticas son creadas tanto para la protección de la empresa como para la protección del empleado como colateral. Hay que recordar que el recurso humano es el representante legal de la empresa. Por tanto, si los procedimientos se han de llevar a cabo siguiendo los márgenes estrictos de las normas, lejos de afectar al empleado, se constituyen un recurso que facilita la seguridad de la información y redunda en beneficio para las dos partes, tanto para la empresa, como para el empleado.
Referencias
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