Example for a Communication Plan as per the textbooks or PMI

Definition of Communication Plan as per the textbooks or PMI.

            El plan de comunicación es el documento escrito que describe, destaca, y detalla las necesidades de comunicación y las expectativas para el proyecto completo(Kerzner, 2009).Esto puede incluirlas tecnologías de comunicación específicas que se requieran, tales como la necesidad de los teléfonos celulares dedicados a fin de que los miembros del equipo del proyecto puedan mantenerse en contacto, así como los formatos de actualización específicos, tales como la necesidad de una actualización semanal por correo electrónico, o tal vez la necesidad de una llamada de conferencia semanal.
            El plan de comunicación también incluye mención específica de la parteo las partes que van a ser responsables de cada forma de comunicación (Kerzner, 2009). La gerencia de planes de comunicación tiene una amplia variedad de formas y tamaños. Algunos planes de comunicación pueden ser presentados formalmente por escrito, otros pueden ser corrientes y de aire más informal. Pueden ser extremadamente detallados, o se pueden escribir de manera más sencilla, por ejemplo; para dirigirlos miembros de un equipo, se puede enviar un correo electrónico semanal para informar el estado del proyecto y los hallazgos de medición de las etapas del mismo, en lugar de proporcionar un reporte extenso y detallado que consuma mayor tiempo en su lectura.

Detailed Description of the Weekly Status Meeting

            Para estas reuniones estarán los gerentes asignados a las áreas propuestas para este proyecto. Los cuales son cuatro a este momento. Tenemos al gerente de organización, gerente de orientación, gerente de coordinación y al gerente de ejecución y reclutamiento. Se establecerán reuniones semanales para saber cómo va el proyecto. Si las fases se están

		Agenda de reuniones semanales 2013
Fecha	Hora	Tema	Dirigido por:
1/3/2013	9:00 AM	Organización del proyecto	Noeimee Rodriguez
		a. Formularios (Status)
		b. certificaciones (Status)
	9:30 AM	Itinerario de orientación	José Cruz
		a. como van las llamadas
		b. coordinación de viajes
	10:00 AM	Reclutamiento	Jeannette Garcia
		a. Cuantos reclutados para entrevista
		b. Cuantos reclutados listos para comenzar
	10:30 AM	Ejecución del programa	Glenda Ortega
		a. Si ya tenemos el listado de los primeros 25,000
		b. Si ya está en proceso el listado de los próximos 25,000 a orientar
	11:00 AM	Preguntas, Sugerencias y Discusión abierta
	11:30 AM	Finalizar reunión

cumpliendo con las fechas establecidas para las tareas asignadas. Se discutirá como van las etapas de las tareas y como se está trabajando con los voluntarios del proyecto.

En cada reunión se le estará entregando una minuta a cada uno de los participantes de la reunión. Se estará guardando una copia para archivar y se le enviara una copia de la minuta a las agencias pertinentes para que vean el progreso del proyecto.

Performance Meeting - Budget, Scope, Time

Describe who will be in this meeting

Presupuesto, Alcance y tiempo, (en inglés, Budget, Scope and Time), es lo que se conoce como el triángulo de Project Management. Estas tres limitaciones generalmente se utilizan para ilustrar que el éxito de un proyecto se mide por la habilidad del equipo para trabajar el mismo de una manera en la que se obtenga los resultados esperados, manejando el tiempo y el costo de una manera efectiva.

En nuestra reunión de desempeño se discutirá como se han estado trabajando estas tres limitaciones, se rendirán informes de la cantidad de personas a las que se han adiestrado, cuanto presupuesto se ha utilizado de los $98,000 disponibles y se evaluara el desempeño de los conferenciantes y orientadores. En la misma estarán presentes algunos de los stakeholders:

§  La Junta directiva y ejecutivos de Junte Comunitario Para Un Mejor Puerto Rico.

§  Los directores del proyecto.

§  Los cuatro "Team Managers"

Determine the frequency of the meetings and why you select this frequency

Las reuniones se llevaran a cabo cada tres meses y se celebraran la misma semana que termine cada uno de los cuatro trimestres en los que hemos dividido el proyecto. Hemos estipulado esta frecuencia ya que de esta manera podremos evaluar el progreso de cada etapa y corregir problemas que se hayan presentado. En estas reuniones se darán informes acerca del progreso del proyecto, cuantas personas se han orientado, cuantas orientaciones hay programadas para el futuro y cuánto dinero del presupuesto se ha gastado entre otras cosas. Los cuatro Team Managers juegan un papel muy importante en estas reuniones ya que ellos son los que traen la mayor parte de la información que se discutirá y los que comunican los cambios y las decisiones que se tomen a los orientadores y conferenciantes. Cada tres meses debemos entregar un reporte detallado a la agencia federal que nos asigno los fondos (nuestro cliente). Este informe incluirá los detalles discutidos en cada una de estas reuniones.

Performance monitoring

El plan de monitoreo hará un seguimiento del costo, con cronograma y el desempeño del proyecto. Para esto se usará el plan de proyecto creado en MS Project, con su baseline. Utilizando el mismo paquete de software, se entrará cada semana el progreso en cada tarea (task) de acuerdo con los reportes de progreso que el administrador recibe. MS Project tiene varias funciones para evaluar progreso incluyendo métricas  de valor ganado (Earned Value Analysis).  Estas métricas se usaran para determinar si el proyecto está avanzando como se planeó en un inicio o si se está rezagando. El monitoreo también prestará atención especial al cronograma de seguimiento con el Gantt Chart y a la variación de los gastos de ejecución.

Cada semana los miembros del proyecto enviarán un informe sobre el estado de sus respectivas tareas al jefe de proyecto. Este reporte incluirá: porcentaje completado de cada tarea asignada y costo hasta el momento, cualquier acontecimiento inesperado, y un informe de riesgos. El gerente de proyecto utilizará estos informes para:

·         Actualizar el seguimiento de proyectos en MS Project;

·         Calcular la variación del cronograma y determinar si el proyecto está encaminado para concluirse en la fecha prevista de acuerdo con el baseline;

·         Calcular la variación de los gastos y determinar si el proyecto está dentro del presupuesto o hay exceso de costos;

·         Determinar si los resultados del proyecto se están cumpliendo o no se están alcanzando;

·         Evaluar los riesgos particularmente en lo que se refiere a la caída de retraso al ver la ruta crítica;

·         Fecha prevista para la finalización del proyecto, y el costo final;

·         Si los desencadenantes del proyecto los riesgos se tiran, poner en marcha las acciones especificadas en el plan de gestión de riesgos, y

·         Preparar un informe sobre la situación que se enviará a los interesados del proyecto.

El informe a las partes interesadas (stakeholders) incluirá:

·         Evaluación del progreso con respecto al cronograma (si el proyecto está avanzando de acuerdo al cronograma original o si se ha atrasado);

·         la evaluación actual de costos;

·         la evaluación del desempeño actual (cumplimiento de objetivos de rendimiento);

·         la evaluación de riesgos;

·         si hay algún problema con el cronograma, presupuesto o la ejecución, se incluirá un plan detallado de recuperación para cumplir el programa inicial.

El administrador principal del proyecto enviará el informe a los interesados cada mes.

Referencias

Kerzner, H. (2009). Project Management; A Systems Approach to Planning, Scheduling, and        Controlling. In H. Kerzner, Project Management; A Systems Approach to Planning,    Scheduling, and Controlling. Hoboken, NJ: Wiley and Sons.

Meredith, J. R. (2012). Project Management: A Managerial Approach. In J. R. Meredith, Project Management: A Managerial Approach. Hoboken, NJ: Wiley and Sons