Project Management Organizational Structures - Estructuras organizacionales de la gerencia de proyectos

Project Management Organizational Structures

            Las organizaciones funcionales contienen unidades especializadas que informan a una única autoridad, generalmente llamada la alta dirección. Conocida como unidades funcionales o áreas, estas unidades especializadas contienen personal con diferentes habilidades, pero relacionados o agrupados por similitudes (Kerzner, 2009). Cada unidad funcional se encarga de un aspecto del producto o servicio prestado: tecnología de la información, marketing, desarrollo, investigación, recursos humanos, contabilidad, etc.  La alta dirección es responsable de coordinar los esfuerzos de cada unidad y hacer que los esfuerzos se conviertan en un "todo" que haga coherencia (Kerzner, 2009).

            El objetivo de la estructura funcional es poner todos los recursos humanos y de información necesarios para una sola actividad en el mismo lugar. Esto maximiza el rendimiento al facilitar "el intercambio de conocimientos valiosos entre superiores y subordinados" (Meredith, 2012). Esta estructura tiene líderes que son expertos tanto en su campo y como en otras disciplinas, lo que permite a cada unidad el alcanzar su máximo potencial y evita el exceso de uso de recursos limitados. La formación especializada y gerencia completa significa que los empleados sobresalientes son rápidamente reconocidos y colocados donde serán más eficaces y los gerentes siempre estarán a la búsqueda de conocimientos útiles e ideas (Meredith, 2012).

            Dado a que las unidades funcionales no son responsables unas de otras y comparten el mismo poder de decisión, el proceso es más burocrático y tiende a tomar más tiempo. Mientras que el flujo de comunicación dentro de un departamento es conveniente, la comunicación entre los departamentos y la sincronización del trabajo y la finalización del proyecto es más difícil de manejar. Por último, se centran demasiado en los procesos, lo que lleva a los empleados a descuidar la visión amplia de la empresa y sus objetivos (Meredith, 2012).

            La estructura organizativa funcional es muy usada en las empresas más pequeñas o aquellas que se centran en un solo producto o servicio. Por ejemplo; en empresas familiares. No está diseñado para cambiar rápidamente, la estructura funcional que funciona bien en un entorno estable en sus estrategias de negocio es menos propensa a necesitar cambios o actualizaciones. Las estructuras funcionales son el tipo más común de estructuras y se han desarrollado a partir del concepto de alta especialización, para mantener el marco de control de alto nivel de una organización para volver la producción mas eficiente (Kerzner, 2009).

            Este tipo de estructura combina los servicios tradicionales se ven en las estructuras funcionales con los equipos de proyectos especiales. En una estructura de matriz, las personas trabajan tanto a través de equipos y proyectos, como dentro de su propio departamento o función (Kerzner, 2009).  Por ejemplo, un equipo de proyecto o tarea establecida para desarrollar un nuevo producto podría incluir ingenieros y especialistas en diseño, personal de marketing, financieros, recursos humanos y habilidades de producción (Kerzner, 2009).
            Estos equipos pueden ser temporales o permanentes dependiendo de las tareas que se les pide completar. Cada miembro del equipo puede encontrarse a sí mismo con dos directores; su gerente funcional normal, así como el líder del equipo del proyecto.

a.      discuss the advantages of the matrix structure.

·         Puede ayudar a romper las barreras tradicionales del departamento, mejorando la comunicación en toda la organización

·         Permite a los individuos el utilizar las habilidades especiales dentro de una variedad de contextos

·         Evita la necesidad de varios departamentos de reunirse periódicamente, por lo que reducen los costos y mejora la coordinación

·         Es probable que resulte en una mayor motivación entre los miembros del equipo

·         Fomenta el compartir de ideas en todos los departamentos, por ejemplo, ayuda a compartir buenas prácticas e ideas

·         Es una buena manera de compartir los recursos entre departamentos, lo que puede hacer un proyecto más llevadero y obtener mejores resultados

b.      Discuss the limitations of the matrix structure.

·         Los miembros de los equipos de proyectos pueden encontrarse con la sensación de lealtades divididas, ya que se estarían reportando a dos gerentes. Igualmente, este escenario puede poner los miembros del equipo bajo una fuerte presión de trabajo.

·         Puede que no haya una línea clara de responsabilidad para los equipos de proyectos, dada la naturaleza compleja de las estructuras de cada proyecto.

·         Dificultad para coordinar

·         Toma tiempo para que los miembros del equipo que provienen de departamentos con tareas regulares puedan acostumbrarse a trabajar en este tipo de estructura

·         Los miembros del equipo pueden descuidar sus responsabilidades funcionales

 c.       Give an example of a project that will benefit if completed within a matrix structure company.

            Un ejemplo sería una empresa que produce dos productos, " producto A" y "producto B".  En el uso de la estructura de la matriz, esta compañía organiza las funciones dentro de la empresa de la siguiente manera: "producto A" corresponde al departamento de ventas, el "producto B" corresponde al departamento de servicio al cliente, sencillo, la estructura matriz es una de la más pura de las estructuras organizativas, un orden sencillo para seguir y regularidad demostrada en la naturaleza de las tareas. Un buen ejemplo pudiera ser, una oficina de médico.

Define the pure project/pure product (projectized) structure. (Note: Section 3.5 of Kerzner, H. (2009) discuss the Projectized Organization.)

            Una organización orientada a proyectos es una organización que trata todo como un proyecto y no como un proceso de rutina. Hay varias diferencias entre los tipos de organización "proyectada" y otras organizaciones (Johnson, 2012):

·         En las organizaciones proyectadas, el "Project Manager" tiene toda la autoridad que él quiere, a diferencia de la matriz y las organizaciones funcionales, donde el director de proyecto no tiene o tiene muy poca autoridad.

·         El director del proyecto es propietario de los recursos, a diferencia de las organizaciones matriciales y funcionales donde toma prestados los recursos.

·         Los recursos se asignan únicamente a los proyectos en las organizaciones proyectadas.

a.      Discuss the advantages of the pure project structure.

·         El gerente de proyecto tiene autoridad total sobre la línea del proyecto

·         Todos los miembros de la fuerza de trabajo del proyecto son directamente responsables ante el director del proyecto

·         Cuando hay varios proyectos sucesivos del mismo tipo, la organización del proyecto puro puede mantener un grupo permanente de expertos que desarrollan habilidades en tecnologías específicas

·         Un proyecto de equipo que tiene una identidad fuerte e independiente y desarrolla un alto nivel de compromiso por parte de sus miembros

·         Debido a que la autoridad está centralizada, la capacidad de tomar decisiones rápidas se refuerza

·         Existe una unidad de mando

·         Las organizaciones de proyectos puros son estructuralmente simples y flexibles, lo que las hace relativamente fácil para entendimiento y aplicación

·         La estructura organizacional tiende a apoyar un enfoque específico para el proyecto

b.      Discuss the limitations of the pure project structure.

·         Cada proyecto tiene el personal que puede llevar a una duplicación de esfuerzos en todas las áreas de personal de oficina para el apoyo tecnológico

·         Existe la necesidad de garantizar el acceso a los conocimientos tecnológicos y habilidades, que se traduce en un intento de parte de los gerentes de proyecto para almacenar equipos y asistencia técnica

·         Los grupos de proyectos puros fomentan la inconsistencia en la forma en que las políticas y los procedimientos se llevan a cabo

·         En una organización del proyecto puro, el proyecto adquiere una vida propia

·         Tiende a haber preocupación entre los miembros del equipo acerca de la "vida después de la finalización del proyecto"

Give an example of a project that will benefit if completed within a pure project structure company.

            El 19 de diciembre de 2010, el presidente del estado de Guatemala, Álvaro Colom, decretó estado de emergencia en el estado norteño de Alta Verapaz. Esta zona es muy boscosa y de difícil para la policía y se había convertido en la base de operaciones principal de las bandas de narcotraficantes mexicanos para reunir sus fuerzas para el envío de cocaína a Estados Unidos. En el 21 de enero de 2011, Colom prorrogó el estado de emergencia en ese estado, poniendo todo el control militar y policial en virtud del ministro del Interior, Carlos Menocal. Hasta cierto punto, Menocal está liderando un grupo de trabajo multi-jurisdiccional para acabar con las bandas de narcotraficantes de este estado fronterizo con México. Esto se acerca mucho a la actuación como una "organización del proyecto puro" (Johnson, 2012).

Referencias

Johnson, W. (2012, June 20). Pure Project Organizational Structure. Houston Chronicle

Kerzner, H. (2009). Project Management; A Systems Approach to Planning, Scheduling, and        Controlling. In H. Kerzner, Project Management; A Systems Approach to Planning,     Scheduling, and Controlling. Hoboken, NJ: Wiley and Sons.

Meredith, J. R. (2012). Project Management: A Managerial Approach. In J. R. Meredith, Project Management: A Managerial Approach. Hoboken, NJ: Wiley and Sons.