Project Management Fundamentals - Fundamentos de la gerencia de proyectos

Project Management

Introducción

            En adelante, este documento contiene los procedimientos que se utilizarán para la administración de un proyecto. Se incluye la forma en que un equipo se encarga de las situaciones, los cambios, riesgos, calidad, comunicación, etc. que se deben considerar en el proceso de complexión de un proyecto. Se discutirá la importancia de manejar las capacidades del proyecto con rigor, de forma proactiva y asegurarse de que el equipo del proyecto y todas las partes interesadas tengan una comprensión común de cómo un proyecto será llevado a cabo y se detallarán los procedimientos comunes que se utilizarán en el mismo.

¿Qué es un proyecto?

            Es una actividad temporal de grupo diseñada para producir un producto único, servicio o resultado (Kerzner, 2009).
            Es un proyecto es temporal que tiene un principio y final definidos en el tiempo y por lo tanto, alcance y recursos definidos. Es un proyecto único que no se constituye una operación de rutina. Es un conjunto específico de operaciones destinadas a lograr un objetivo singular. Así que un equipo de proyecto incluye a las personas que no suelen trabajar juntos, a veces de diferentes organizaciones y en diferentes zonas geográficas (Meredith, 2012).  El desarrollo de software para la mejora de un proceso de negocio, la construcción de un edificio o un puente, los esfuerzos de ayuda después de un desastre natural, la expansión de las ventas en un nuevo mercado geográfico son ejemplos de este tipo de proyectos.

            Todas las personas envueltas deben ser expertos y lograr entregar las tareas a tiempo, en presupuesto, en resultados de aprendizaje y de integración que les hayan sido requeridos. La administración de proyectos es, pues, la aplicación de conocimientos, habilidades y técnicas para ejecutar proyectos de manera efectiva y eficiente (Kerzner, 2009). Es una competencia estratégica para las organizaciones, lo que les permite vincular los resultados del proyecto a los objetivos de negocio y, por tanto, competir mejor en los mercados (Kerzner, 2009).

¿Cuáles son las fases básicas y los propósitos del ciclo de vida de un proyecto?

Las fases básicas del ciclo de vida del proyecto son:

•         Iniciar: Esto es cuando el proyecto se desarrolla

•         Planificación: Esta es probablemente la fase más importante, esto es cuando el jefe de proyecto desarrolla el plan de administración del proyecto, el plan de comunicación y el plan de manejo de riesgos.

•         Ejecución: Esto es cuando el trabajo en el proyecto ha comenzado oficialmente. Cuando se logra la ejecución del proyecto, los miembros directos del equipo se comunican con las partes interesadas para monitoreo de los procesos y corroborar que estén logrando cada etapa según lo planeado.

•         Monitoreo (y control): Esto es cuando se hace todo tipo de "controles", incluyendo el control de alcance, calidad, costos, horario, etc.

•         Cierre: Esto es cuando se cierra el proyecto y se cierra el contrato.

¿Porqué es importante para las organizaciones el uso de la gerencia de proyectos para completar tareas?

•         Permite trazar un curso de acción o plan de trabajo

•         Ayuda a pensar de manera sistemática y exhaustiva

•         Es una tarea única

•         Tiene objetivos específicos

•         Se cuenta con variedad de recursos

¿Quién usa la administración o gerencia de proyectos?

•         Casi todas las personas en algún momento de su vida profesional.

•         Las personas al planificar sus días, sus semanas, sus vacaciones, sus presupuestos y mantienen una forma personal de administración de proyectos simple como las "lista de tareas pendientes" o "To do lists".

•         Cualquier proceso o medio utilizado para el seguimiento de tareas o esfuerzos hacia el logro de una meta podría ser considerado administración o gerencia de proyectos.

¿Porqué se usa la administración o gerencia de proyectos?

•         Es necesario realizar un seguimiento o medir el progreso que se ha logrado hacia la meta que se quiere alcanzar

•         Para que se maximicen y optimicen los recursos y lograr los objetivos

Ventajas de la administración o gerencia de proyectos

•         Seguimiento y secuenciación

•         Identificación temprana de "issues" y desventajas de los proyectos

•         Presupuesto basado en etapas

•         Identificación y adición de las actividades faltantes y nuevas

•         Adelantarse a las posibilidades de gastos innecesarios

•         Finalización oportuna

•         Asignación de tareas

•         Generación de informes

Mapa o camino para una mejor administración o gerencia de proyectos (ROADMAP)

•         Buscar un plan de proyecto que se adapte al estilo de las necesidades de administración y gerencia de proyectos de la empresa en cuestión

•         Puede ser tan simple como crear plantillas, formularios y hojas de cálculo para el seguimiento de tareas

•         La formación de un comité de administración y gerencia de proyectos

•         Hacer una lista de todas las tareas y sub-tareas para lograr un objetivo

•         Anotar el período de tiempo y personas responsables de cada tarea y sub-tareas

•         Identificar un Project Manager

•         Identificar los administradores de tareas

•         Secuenciar las actividades en relación con el período de tiempo

•         Finalizar con los acuerdos y empezar a trabajar

"Tips" para la implementación

·         Monitoreo regular

·         Recursos de soporte en todas las etapas

·         Solución y discusión de situaciones críticas ("issues")

·         Reuniones con el equipo para completar cada etapa del plan

·         Medición y comparación del progreso de las etapas de acuerdo al plan original

Plan de trabajo de un proyecto
            El plan de trabajo proporciona las instrucciones paso a paso para la construcción de las finalidades del proyecto, la administración y gerencia del mismo. Se debe usar un plan de trabajo previo de un proyecto similar como modelo, si es que existe. De no ser así, se debe construir uno, utilizando una estructura de desglose de tareas y diagramas (Meredith, 2012).
            Crear un plan de trabajo detallado, que incluya la asignación de recursos y la estimación del proyecto debe ser el horizonte de planificación. Más allá del horizonte de planificación, se debe diseñar un proyecto a un nivel alto. El horizonte de planificación se moverá hacia adelante mientras el proyecto avanza.  Las actividades de alto nivel que fueron inicialmente vagas se  definirán con más detalle según el tiempo de culminación del plan se va acercando.

Conclusión

            Para muchas personas, la idea de un proceso estructurado que representa uno o varios  cambios es desagradable y a menudo, se piensa que es demasiado costoso. En realidad, la administración y gerencia exitosa de un proyecto ofrece beneficios importantes para garantizar la efectiva concreción de las metas para el beneficio de una organización (Kerzner, 2009). Dado que algunas empresas han encontrado un uso intensivo de la administración y gerencia de proyectos puede ser que surjan quejas de empleados regulares y los de nivel ejecutivo, porque la táctica toma tiempo y puede ser perjudicial en un entorno en el que se espera resultados rápidos.

            Una de las ventajas del uso de la administración y gerencia de proyectos es que el progreso se puede seguir de manera muy eficaz. Se puede compartir esta información con otras personas que están involucradas y les dará un sentido de que el proyecto se hará y de lo valiosa que es su participación en el camino de conseguir la finalidad del proyecto (Meredith, 2012).
            En tiempos económicos difíciles, las empresas que cuentan con procesos sólidos de administración y gerencia de proyectos (además de otros procesos de negocio sólidos) son capaces de concentrar sus esfuerzos en el control de costos y aumentar sus ganancias utilizando los métodos tradicionales. Comparando esto con las organizaciones que necesitan controlar los costos y aumentar los beneficios, además de mejorar el rendimiento del negocio, mejora la información empresarial, la seguridad, la eficiencia y  el servicio a los clientes, proveedores, socios y empleados. Los costos operativos de una corporación se pueden tambalear frente a corporaciones que cuentan con procesos sólidos de administración y gerencia de proyectos (Kerzner, 2009). Sin éstos procesos en su lugar, los proyectos no prosperarán, y obviamente, habrá un costo para éstas empresas que operan bajo método que no incluyen administración y gerencia de proyectos, cuando pueden considerar utilizar este método y tomar las decisiones correctas.

 

Referencias

Kerzner, H. (2009). Project Management; A Systems Approach to Planning, Scheduling, and        Controlling. In H. Kerzner, Project Management; A Systems Approach to Planning,     Scheduling, and Controlling. Hoboken, NJ: Wiley and Sons.

Meredith, J. R. (2012). Project Management: A Managerial Approach. In J. R. Meredith, Project Management: A Managerial Approach. Hoboken, NJ: Wiley and Sons.