Contabilidad
Relacionado
con el presupuesto encontramos el sistema de contabilidad. Si el presupuesto de
un distrito escolar es un reflejo financiero de su misión educativa, metas y
filosofías, a continuación, el sistema de contabilidad se convierte en el
método por el cual un distrito puede evaluar la eficacia general del plan
financiero. De hecho, la estructura contable (elementos de línea, categorías de
gastos, cálculo de costos y procedimientos de gasto) se reflejan en el
presupuesto y serán utilizados más tarde en la auditoría del sistema para el
gasto legal, apropiado y responsable.
Thompson y Wood
(2001) explican los cinco propósitos para el uso de la contabilidad en las
escuelas. El primer objetivo es "establecer un procedimiento por el cual
todas las actividades fiscales en un distrito puedan ser acumulados, clasificados,
informados, y controlados" . La segunda función es evaluar la alineación del
plan financiero del distrito (presupuesto) con los programas educativos del
distrito. Un sistema de contabilidad permite que la administración del distrito
pueda evaluar si un distrito cuenta con los recursos financieros para
satisfacer las necesidades de sus programas.
La tercera
función se refiere a los requisitos de información estatales y federales con
los que deben cumplir los distritos escolares. Los estados tienen la autoridad
constitucional para la provisión de la educación y como tales, tienen la responsabilidad final
para la responsabilidad fiscal. Del mismo modo, los fondos federales se
distribuyen a los distritos locales a través de los estados y requieren
procedimientos de contabilidad e información adecuados. Estos requisitos de
información han llevado al desarrollo y la adopción de procedimientos
presupuestarios uniformes y normas contables. El Consejo de Normas de
Contabilidad Gubernamental (GASB), que opera bajo los auspicios de la Fundación
de Contabilidad Financiera (FAF), es responsable de la creación y revisión de
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) para los gobiernos
locales y estatales.
Una
diferencia significativa en la utilización de los PCGA para los distritos
escolares y las normas contables para la empresa privada es que los distritos
escolares utilizan la contabilidad de fondos que clasifica el gasto en tres
amplias categorías de fondos: gubernamentales, propietarios y fiduciarios. Los fondos gubernamentales
representan las actividades típicas de las operaciones del distrito tales como
instrucción, ingresos especiales (subvenciones) y los fondos de servicio de la
deuda. Los fondos exclusivos más importantes son aquellos para actividades que
son similares a la empresa privada, como los fondos de servicio de comidas y
transportación, etc. Los fondos fiduciarios se utilizan cuando el distrito está
actuando directamente para un tercero, incluyendo fideicomisos privados
(becas), fondos de pensiones, fondos de inversión y fondos de la agencia
(nómina).
La
preparación del presupuesto es el cuarto objetivo de la contabilidad. Mediante
la acumulación de datos de referencia precisos, la contabilidad proporciona el
presupuesto con la información necesaria para una comparación horizontal (año
anterior, año en curso y los ingresos anuales futuros) de la línea (ítems) los
gastos efectivos verticales y la ejecución del presupuesto. El quinto y último
objetivo de la contabilidad, según lo propuesto por Thompson y Wood (2001), es
proporcionar a los controles fiscales y responsabilidades adecuados, los
cuales, a su vez, dan confianza.
Los
críticos del actual sistema de contabilidad utilizado en las escuelas públicas
han afirmado que la recogida y presentación de datos financieros ya no
proporciona información adecuada a los políticos. Chambers (2000), afirma que
el deseo de la información de costos de programación, la necesidad de la
compatibilidad de datos y la importancia de la comprensión de la relación entre
entradas y salidas educativas apunta a la necesidad de mejorar las normas para
la organización y presentación de datos de recursos educativos. Para medir
adecuadamente los recursos en la educación, Chambers (2000), propone un sistema
que está más relacionado con la economía en lugar de la contabilidad.
Auditoría
Dado que
las escuelas son organismos públicos, su recaudación y gasto de dinero deben
ser revisados y auditados sobre una base anual, según lo determine la agencia
de gobierno. Además, un sistema de gestión eficaz incluiría revisiones y
auditorías internas sobre una base continua para asegurar la exactitud y prevenir el fraude. Por lo tanto, dos grandes
categorías de auditorías externas e internas son importantes en la auditoría de
las escuelas que operan con fondos públicos.
Una
auditoría externa es un objetivo, revisión sistemática de los recursos y
operaciones, seguido de un informe escrito u oral de los resultados. Robert E.
Everett et al. (1995), define tres tipos básicos de auditorías externas. Las
auditorías de cumplimiento financieras atacan la "equidad de presentación
de los estados financieros básicos de conformidad con principios contables
generalmente aceptados (PCGA)". Este tipo de auditoría es más comúnmente
asociada con la auditoría anual independiente que la mayoría de los estados
requiere: a saber, un Informe Financiero Anual Integral (CAFR) que será
preparado por el distrito escolar que se ajusta a las normas elaboradas por el
Consejo de Normas de Contabilidad Gubernamental y los requisitos de
presentación de informes estatales . Es la responsabilidad del auditor de
emitir una opinión de los estados financieros contenidos en el CAFR, en base a
la auditoría de registros del distrito.
Una
auditoría de cumplimiento del programa es una revisión de (LEA) la adhesión de
una agencia local de educación a las necesidades educativas y financieras de
una fuente de financiación específica, como una subvención federal
discrecional. El tercer tipo de auditoría es una auditoría de gestión, que se
ocupa de la "economía y eficiencia de la LEA" (Everett et al.), el
examen de los controles internos de LEA para exponer posibles malas administraciones o fraudes.
Las
auditorías internas, por otro lado, se incorporan normalmente en los
procedimientos de control interno de un distrito, un sistema de pesos y contrapesos
diseñados para asegurar la rendición de cuentas en curso al requerir que
ciertos miembros de la organización lleven a cabo una auditoría financiera de
un individuo o departamento. Por
ejemplo, la Oficina de Asuntos Federales
del Departamento de Educación de Puerto Rico, mediante sus oficiales monitores
realizan anualmente una serie de visitas a las regiones, distritos y unidades
escolares para monitorear diversos programas que operan con fondos federales,
utilizando las guías de monitoria que desprenden de Código y la Reglamentación
Federal aplicable.
Referencias
Chambers,
Jay G. (2000). "Measuring Resources in Education: A Comparison of
Accounting and
the Resource Cost Model Approach."
School Business Affairs 66 (11):26–34.
Everett,
Robert E.; Lows, Raymond L.; and
Johnson, Donald R. (1995). Financial and
Managerial
Accounting for School Administrators. Reston, VA: Association of School
Business Officials International.
Thompson,
David., and Wood, Craig. (2001). Money and Schools. Larchmont, NY: Eye on
Education, Inc.
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